Кожен бізнес, незалежно від сфери діяльності, масштабів та складності, потребує постійного контролю. Власник, керівник або бухгалтер повинні знати об’єм товарних запасів, кількість грошей на рахунках, розмір дебіторської та кредиторської заборгованостей. Для організації обліку підприємці використовують традиційне ПЗ та онлайн-бухгалтерію. Розглянемо особливості кожного варіанта більш детально.
Як організувати облік
Для бухгалтерського та поточного фінансового обліку давно не використовуються паперові журнали й офісні додатки. Більш поширені спеціалізовані програми для бухгалтерії. Вони дають посадовим особам компаній і приватним підприємствам усі інструменти для ведення обліку на основі первинних документів, контролю за рухом коштів на рахунках, надання обов’язкових відомостей до податкової служби України.
Існує три популярні способи організації обліку. Перший з них — традиційний додаток для ПК. Обрану програму для ведення бухгалтерії потрібно купити у розробника та встановити на комп’ютері. База даних зберігається локально, доступ до неї можливий тільки з робочого місця в офісі.
Мінуси очевидні: неможливо вести облік та готувати звіти віддалено, організувати обмін електронними документами з контрагентами. Користувач повинен самостійно слідкувати за оновленнями та резервуванням інформації. А найбільш неприємний момент — є ризик втрати інформації через несправність комп’ютера.
Інший варіант — клієнт-серверна архітектура. На сервері розташовується база даних, користувачі ведуть облік за допомогою термінала. Таким чином, наприклад, функціонує популярна програма 1С: Бухгалтерія. Слід зазначити, що в такому разі компанія власноруч повинна слідкувати за роботою програми, купувати ліцензію та підтримувати роботу сервера.
Є також можливість вести бухгалтерію онлайн за допомогою технології SAAS. Програмне забезпечення надається у вигляді онлайн-сервісу за підпискою. Користувачі отримують доступ до необхідних інструментів через браузер, на своєму ПК, ноутбуці або планшеті. А деякі прості дії, наприклад, переглянути звітність, можна робити навіть на смартфоні. Вдалий приклад такого рішення — український сервіс «Діловод».
Переваги онлайн-бухгалтерії для бізнесу
Фінансовий облік в онлайн-форматі на сьогодні набуває популярності серед приватних підприємців, керівників малих та середніх компаній. Чому це відбувається?
- Не потрібно купувати ПЗ та встановлювати його на комп’ютері. Достатньо зареєструватися на сайті та вибрати пакет послуг.
- Не потрібно слідкувати за актуальністю програми. Сервіс оновлюється автоматично з урахуванням змін у нормативних актах, що стосуються обліку.
- Немає необхідності самостійно зберігати резервні копії — система сама створює їх автоматично.
- Доступ до БД можна отримувати через інтернет з будь-якого пристрою. Для обміну даними використовується захищений канал та двофакторна аутентифікація за допомогою SMS-підтвердження.
Онлайн-бухгалтерія потребує менших витрат, ніж придбання спеціалізованого ПЗ. Можна заплатити за мінімальний пакет та розширювати його разом з розвитком компанії та збільшенням обсягів роботи. Наприклад, у Dilovod також доступні додаткові інструменти: базові можливості CRM, інтеграція зі службами доставки, програмний РРО.